Τι είναι η αυτοματοποίηση ημερολογίου

Ο αυτοματοποιημένος προγραμματισμός δραστηριοτήτων αναφέρεται στη χρήση λογισμικού για την απλοποίηση της οργάνωσης του ημερολογίου. Εργαλεία όπως το BookMeNow προβάλλουν τη διαθεσιμότητα του διοργανωτή σε μια ιστοσελίδα κράτησης, επιτρέποντας στους προσκεκλημένους να επιλέξουν την κατάλληλη ώρα.

Αν και οι συναντήσεις βοηθούν στην ανάπτυξη της επιχείρησης, οι χειροκίνητες εργασίες προγραμματισμού μπορεί να είναι χρονοβόρες. Αν συχνά κάνετε προσαρμογές στο ημερολόγιο ή ανταλλάσσετε πολλά emails για να ολοκληρώσετε μια συνάντηση, ο αυτοματοποιημένος προγραμματισμός προσφέρει μια πιο αποτελεσματική λύση τόσο για τους διοργανωτές όσο και για τους συμμετέχοντες.

Πολλές επιχειρήσεις και ομάδες μπορούν να επωφεληθούν από αυτήν την τεχνολογία, συμπεριλαμβανομένων των πωλητών που τη χρησιμοποιούν για τις διερευνητικές τηλεφωνικές κλήσεις, των παρόχων υπηρεσιών που κανονίζουν ραντεβού και των υπαλλήλων στο HR που συντονίζουν τις συνεντεύξεις υποψηφίων.

Ο αυτοματισμός διευκολύνει τη διαδικασία προγραμματισμού και σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο, να αναπτύξετε την επιχείρησή σας και να εντυπωσιάσετε τους πελάτες. Δείτε πώς.

Ο πιο εύκολος τρόπος να οργανώσεις τις συναντήσεις σου με τον οποιοδήποτε. Το BookMeNow σου επιτρέπει να μειώσεις την περιττή επικοινωνία για να κλείσεις ένα ραντεβού.

Administrator

Πώς λειτουργεί ο αυτοματοποιημένος προγραμματισμός;

Το λογισμικό αυτοματοποιημένου προγραμματισμού δημιουργεί μια ιστοσελίδα κρατήσεων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι άνθρωποι για να προγραμματίσουν συναντήσεις μαζί σας. Είναι ένας εύκολος τρόπος για να οργανώσετε συναντήσεις με πελάτες, υποψήφιους πελάτες, υποψηφίους συνεργάτες, συναδέλφους ή οποιονδήποτε άλλο θέλει να κλείσει μια συνάντηση ή ένα ραντεβού μαζί σας.

Αναλυτικά ο τρόπος λειτουργίας ενός συστήματος αυτοματοποίησης δραστηριοτήτων όπως το BookMeNow έχει ως εξής:

1. Δημιουργήστε τις δραστηριότητές σας. Ρυθμίζετε τις συναντήσεις σας στο λογισμικό προγραμματισμού και ορίζετε τις διαθέσιμες ώρες σας. Το BookMeNow χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες για να εμφανίσει τη διαθεσιμότητά σας σε πραγματικό χρόνο στη σελίδα κράτησής σας. (Κανείς δεν μπορεί να δει τις λεπτομέρειες ολόκληρου του ημερολογίου σας — Το BookMeNow δείχνει μόνο τις ώρες συνάντησης που είστε διαθέσιμοι.)

2. Κοινοποιήστε τη σελίδα κράτησής σας. Όταν έρθει η ώρα να ρυθμίσετε μια συνάντηση, στείλτε στους προσκεκλημένους έναν σύνδεσμο στη σελίδα κράτησής σας, ώστε να μπορούν να βλέπουν γρήγορα πότε είστε διαθέσιμοι. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς τη σελίδα κράτησης στον ιστότοπό σας ή στο βιογραφικό σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ώστε οι χρήστες να μπορούν να προγραμματίσουν χρόνο μαζί σας αμέσως. Οι διαθέσιμοι χρόνοι θα εμφανίζονται αυτόματα στις ζώνες ώρας των προσκεκλημένων, κάτι που διευκολύνει ακόμη περισσότερο.

3. Αφήστε τους προσκεκλημένους να επιλέξουν μια ώρα συνάντησης.Οι προσκεκλημένοι επιλέγουν την ώρα που προτιμούν και με λίγα μόνο κλικ, η συνάντησή σας προγραμματίζεται! Δεν χρειάζεται να στέλνετε αδιάκοπα email. Στη συνέχεια το λογισμικό προγραμματισμού προσθέτει αυτόματα το συμβάν στο ημερολόγιό σας και σας στέλνει μια ειδοποίηση.

Μπορείτε ακόμη και να να προσθέσετε συνδέσμους συσκέψεων στις δραστηριότητες του ημερολογίου σας, που οι προσκεκλημένοι λαμβάνουν αμέσως. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να θυμάστε να στέλνετε έναν σύνδεσμο μετά από κάθε κράτηση και οι προσκεκλημένοι μπορούν εύκολα να συμμετάσχουν στη βιντεοδιάσκεψη όταν έρθει η ώρα να συναντηθούν. Εάν τα ραντεβού σας πραγματοποιηθούν αυτοπροσώπως, μπορείτε να συμπεριλάβετε τη διεύθυνσή σας κατά την κράτηση, ώστε οι πελάτες να γνωρίζουν πού θα σας βρουν.

10 οφέλη από την αυτοματοποίηση της διαδικασίας προγραμματισμού συναντήσεων

Το να αυτοματοποιείτε τον τρόπο που διαχειρίζεστε τις δραστηριότητές σας μπορεί να είναι παράξενο στην αρχή, ειδικά αν έχετε συνηθίσει να το χειρίζεστε μόνοι σας για πολύ καιρό. Όμως η αυτοματοποίηση αυτή δημιουργεί μια καλύτερη εμπειρία για εσάς — τον διοργανωτή — και τους προσκεκλημένους σας. Επιπλέον, όπως θα διαπιστώσετε, έχετε ακόμα πολύ έλεγχο για το πότε και πώς προγραμματίζονται οι συναντήσεις.

1. Αφιερώστε λιγότερο χρόνο στη ρουτίνα προγραμματισμού και περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Η διαχείριση των δραστηριοτήτων είναι χρονοβόρος. Μετρήσεις διεθνώς δείχνουν πως περίπου το 50% των επαγγελματιών αφιερώνουν τουλάχιστον τρεις ώρες την εβδομάδα απλώς προγραμματίζοντας συναντήσεις — με το ποσοστό αυτό να αυξάνει περίπου 10% ανά έτος.

Όταν μειώσετε τα πισωγυρίσματα για την οριστικοποίηση του χρόνου μιας συνάντησης, μπορείτε να επενδύσετε αυτόν τον χρόνο στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Να κάνετε περισσότερες κλήσεις, να δουλέψετε στη στρατηγική μάρκετινγκ ή να προλάβετε τη διευθέτηση των υποχρεώσεών σας με τον χρόνο που ελευθερώσατε.

2. Αποτρέψτε τις διπλές κρατήσεις και διενέξεις. Η δημιουργία των τύπων δραστηριοτήτων με εργαλεία όπως το BookMeNow διασφαλίζει ότι λαμβάνεται υπόψη η πλήρης διαθεσιμότητά σας, συμπεριλαμβανομένων συσκέψεων, προσωπικών εκδηλώσεων και προτιμώμενων χρονικών περιορισμών. Έχετε τον πλήρη έλεγχο των ορίων που υπάρχουν στις δραστηριότητές σας.

Δεδομένου ότι η σελίδα κράτησής σας εμφανίζει μόνο τα διαθέσιμα προς κράτηση ραντεβού σας — εξαιρουμένων εκείνων που είναι ήδη κατειλημμένα — δεν χρειάζεται πλέον να ελέγχετε μη αυτόματα για διενέξεις.